Bijeenkomst organiseren voor ondernemers
Bijeenkomst organiseren, ja natuurlijk! In een wereld waarin we steeds minder direct en persoonlijk contact met elkaar hebben is een bijeenkomst een ideale gelegenheid voor een periodiek samenzijn op een plek waar jij de regie in handen hebt.
Bijeenkomst organiseren voor bedrijven
Zakelijke seminar, meeting of bijeenkomst organiseren? Bekijk onderstaand stappenplan voor een succesvolle bijeenkomst (fase 1).
Stap 1: doel en doelgroep bepalen
Start met het vaststellen van een doel. Wat wil je bij jouw doelgroep bereiken. Het klinkt simpel, maar toch is het essentieel en goed om gedurende het organisatieproces constant het doel regelmatig voor jezelf te bepalen. Schrijf ook duidelijk op wie je doelgroep is en hoeveel aanmeldingen je wilt krijgen. Ook dit is een doelstelling, die bovendien ook nog eens uitstekend meetbaar is.
Stap 2: onderwerp
Wat wil je de bezoeker vertellen? Of wat wil de bezoeker horen? Dat zijn twee grote verschillen. Natuurlijk wil je met een bijeenkomst een bepaald doel bereiken, zoals omschreven in stap 1. Een commerciële doelstelling kan echter een enorme afknapper zijn voor potentiële deelnemers. Waarom zou men de moeite nemen om jouw bijeenkomst te bezoeken? Het onderwerp moet daarom een trekker zijn. Iets leerzaams, iets interessants, iets herkenbaars, iets waar men enthousiast van wordt. Iets waarvoor men bereid is in beweging te komen.
Stap 3: programma
Stel een programma samen dat aansluit bij je doel(en). Denk hierbij ook goed na over de benodigde tijd voor ontvangst (minimaal een kwartier), voldoende pauze momenten (15-20 minuten voor korte koffiepauze, 45 minuten tot een uur voor een lunchpauze) en een nazit (borrel). Bij de opbouw van het programma dient ook nagedacht te worden over de sprekers en de culinaire invulling.
Stap 4: datum en tijd
De datum en de tijd kunnen de opkomst maken of breken. Qua datum is het belangrijk om rekening te houden met bijvoorbeeld feestdagen, vakantieperiodes, andere bijeenkomsten, beurzen of evenementen in de regio/voor de doelgroep. Voor een zakelijke bijeenkomst zijn dinsdagen en donderdagen de beste dagen. Op maandag zijn in de ochtend vaak interne meetings. De woensdag en de vrijdag zijn dagen, waarop veel mensen vrij zijn.
Stap 5: locatie
Bij veel (beginnende) organisatoren staat de locatiekeuze voor een bijeenkomst bij één van de eerste stappen. dat is niet handig. Pas wanneer je een beeld hebt van de eerste vier stappen kun je een gedegen keuze maken voor een passende locatie. De locatie dient namelijk te voldoen aan tal van factoren, zoals capaciteit, beschikbaarheid, programma, cateringinvulling, je doelen en zeker ook de bereikbaarheid en berijdbaarheid voor je doelgroep.
Wil je een bijeenkomst organiseren? Zo! De basis is gelegd. Binnenkort zal ik fase 2 publiceren. Veel succes met je eerste stappen.
Reactie schrijven